文書管理の問題点|情報漏えいを守るためにはISO27001の取得が必要

情報漏えいを守るためにはISO27001の取得が必要

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文書管理の問題点

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PC内で文書を管理する

企業の中では、文書管理規定が設けられています。この文書管理規定を巡って、今ちょっとした変化が起こっています。これまでとは違って、文書をデータ化して保存、管理を行う企業が増えてきたのです。それらの会社の殆どが文書管理ソフトを使用しています。文書管理ソフトでは、一部の例外を除いて、全ての文書がデータに取り入れられています。文書を更新する場合は、文書管理ソフトの中のデータを変更する必要があります。この文書の更新の方法について、大なり小なり議論の対象となります。一字一句でも変更したら、版を新しくするのかという問題が生じるからです。厳密にいえば、一文字でも変更すれば改版となるところですが、それを行えば、毎日のように版が変更されることになります。多くの企業では、版の変更の条件を緩く設定しています。

社内工数の削減

文書管理ソフトが導入されてから、社内工数が大きく削減できたという声を耳にします。これまでのような紙媒体の文書と違い、データを変更するだけで済むからです。データを変更して改版した後は、全社員、または該当部員にメール連絡を行います。以前のように、改版した文書を印刷して配布する必要もなくなりました。これにより社内工数を減らすことができて、紙の削減にも一役買っています。最近では、文書の改版と同時に、自動的に該当部員にメールを送れるよう制御されたシステムも登場しています。進化した文書管理ソフトは、工数の削減と同時に人材を新たに生かすことにも寄与しています。今後も、文書管理ソフトは更なる機能の向上が見られそうです。